1. Factureer enkel primaire verbintenissen.

Het gebeurt vaak dat ondernemingen een schadevergoeding factureren. Denk bijvoorbeeld aan schade die werd veroorzaakt door een onderaannemer aan een werf die werd hersteld of vergoed door de hoofdaannemer.  Deze schade is niet factureerbaar! Enkel primaire verbintenissen kunnen het voorwerp uitmaken van een factuur. Dat wil zeggen geleverde goederen of diensten en dus geen zogenaamde secundaire verbintenissen, zoals een schadegeval.

2. Verplichte vermeldingen op de factuur.

Opdat uw factuur aan de geldende wettelijke verplichtingen zou voldoen dient de factuur minstens volgende verplichte vermeldingen te bevatten:

3. Deel uw algemene voorwaarden mee.

Goede algemene voorwaarden hebben is één ding (raadpleeg onze blogpost hier voor tips), maar u dient er ook voor te zorgen dat u ze ook kan afdwingen (raadpleeg onze blogpost hier hoe u dat doet).

Wat dit laatste betreft is het van belang dat u de algemene voorwaarden meezendt met uw factuur, hetzij door deze op te nemen in dezelfde PDF als de factuur bij elektronische verzending, ofwel bvb. op de achterzijde van de factuur indien u ze verzendt per post. In dat geval doet u er goed aan op de voorzijde te verwijzen naar de algemene voorwaarden op de achterzijde.

En let tenslotte op uw taal! Zorg ervoor dat de factuur in de juiste taal is opgesteld in (taal)grensoverschrijdende relaties. We wijdden hier al een blogpost aan die u hier kan raadplegen.

Indien u deze regels volgt, is uw factuur formeel in orde en staat u sterk indien ze moet worden ingevorderd.

1. Wacht niet met uw factuur te verzenden.

Dit is waarschijnlijk de belangrijkste en meest logische tip. Hoe langer u wacht met uw factuur uit te zenden na verkoop of uitvoering, hoe langer uw klant zal wachten met betalen. Wacht dus niet met uw factuur over te maken en doe dit onmiddellijk.

2. Detailleer uw factuur.

Zorg ervoor dat uw factuur zo gedetailleerd mogelijk is opgesteld om discussies te vermijden. Werd er een offerte opgemaakt met detaillering van het werk of de te leveren goederen? Verwijs dan uitdrukkelijk naar de offerte.

3. Contacteer uw klant de dag na de vervaldatum.

Is uw factuur betaalbaar binnen bvb. 14 dagen? Contacteer hem dan de 15de dag. Doe dit zo persoonlijk mogelijk, door uw klant op te bellen en vriendelijk te vragen of men uw factuur niet over het hoofd heeft gezien. Stuur tegelijkertijd een herinneringsmail -of fax (zodat u over een verzendingsbewijs beschikt).

4. Laat goede algemene voorwaarden opstellen.

Zorg ervoor dat u met uw offertes en facturen altijd uw algemene voorwaarden meestuurt, ofwel op de achterzijde van de factuur ofwel in hetzelfde document (bvb. PDF) indien u de factuur elektronisch verstuurt. Volgende eenvoudige bedingen zetten u meteen in een sterkere positie bij wanbetaling:

Lees onze bijdrage op onze blog voor meer tips bij de redactie van algemene voorwaarden.

5. Uitstel van betaling toestaan?

Vaak vraagt men om facturen af te betalen met maandelijkse afkortingen (“Ik wacht zelf nog op een aantal betalingen van projecten….”). Hier kan u best op in gaan. De rechtbanken kennen immers doorgaans afbetalingstermijnen toe, waarbij een termijn van 6 maanden de regel is. Indien u dit reeds heeft toegestaan en er nadien toch moet worden gedagvaard, zal de rechter minder geneigd zijn nogmaals betalingsuitstel te verlenen.

6. Maak van de nood een deugd.

Indien u aan een vennootschap betalingstermijnen toestaat, kan u van de gelegenheid gebruik maken om de zaakvoerder een persoonlijke borgstelling te laten ondertekenen. Daardoor kan u, indien er alsnog een faillissement zou volgen, uw vordering verder uitoefenen lastens de zaakvoerder.

Opgelet! Dergelijke persoonlijke borgstelling moet aan een aantal wettelijke vereisten voldoen opdat deze afdwingbaar is. Art. 1326 Burgerlijk Wetboek bepaalt dat de borgstelling “geheel moet geschreven zijn met de hand van de ondertekenaar; of tenminste moet deze, benevens zijn handtekening, met de hand een goed voor of een goedgekeurd voor geschreven hebben, waarbij de som of de hoeveelheid van de zaak voluit in letters is uitgedrukt.”

7. “Ik heb uw factuur niet ontvangen…”

Het oudste smoesje in het boekje, maar hoe anticipeert u hierop? Niemand verstuurt facturen immers per aangetekende brief… Indien een factuur per post heeft verzonden en u verzendt een rappel per mail (zie tip 3), dan heeft u alvast een schriftelijk bewijs van deze rappel.

Van nog groter belang echter is een goede en correct gevoerde boekhouding. De wet (art. 1348bis Burgerlijk Wetboek) voorziet uitdrukkelijk: “De boekhouding van een onderneming kan door de rechter aangenomen worden om als bewijs te dienen tussen ondernemingen.” Indien de betrokken factuur correct werd ingeschreven in uw uitgaand facturenboek en uw klant is een onderneming (dit geldt dus niet voor particuliere klanten) dan zal de rechter dit doorgaans als bewijs aanvaarden van verzending. Waarom zou u immers een factuur inschrijven en de BTW daarop betalen indien u de factuur niet zou verzenden?

Onthoud dat u alleen al door snel, gedetailleerd te factureren en uw klanten te contacteren de dag na de vervaldatum, u zal merken dat uw facturen aanzienlijk sneller zullen betaald worden. Zorg ervoor dat u dit bedrijfsmatig implementeert (goede facturatiesoftware kan u hierbij helpen) en agendeer elke week een moment om uw klanten op te bellen. Laat goede factuurvoorwaarden opstellen en zorg ervoor dat uw boekhouding op punt staat. Zo staat u sterk in uw schoenen!

Over welke procedures gaat het precies?

Sinds 2 juli 2016 is het mogelijk onbetwiste geldschulden tussen ondernemen via een administratieve inningsprocedure in te vorderen – de zogenaamde IOS-procedure (Wet van 19 oktober 2015 houdende wijziging van het burgerlijk procesrecht en houdende diverse bepalingen inzake justitie –  de zogenaamde Wet Potpourri I)

Via deze procedure (art. 1394/20-27 Ger. W.) kunnen onbetwiste geldschulden tussen ondernemingen buitengerechtelijk worden ingevorderd. De gerechtsdeurwaarder wordt dan door een advocaat gelast om de debiteur in gebreke te stellen, waarna deze bij gebrek aan betwisting, zonder tussenkomst van de rechtbank, een zogenaamd PV van niet-betwisting aflevert, welk PV uitvoerbaar kan worden verklaard. De gerechtsdeurwaarder kan dit uitvoerbaar PV, net zoals een vonnis, dan ten uitvoer leggen bij de debiteur.

Wel zette de wetgever een rem op de invorderbare intresten en het schadebeding. In deze procedure zijn intresten en schadebeding immers geplafonneerd tot 10% op de hoofdsom en in elk geval stoppen de intresten met lopen vanaf het exploot van aanmaning van de gerechtsdeurwaarder.

Bij een gerechtelijke (lees: klassieke) procedure, kan de eisende partij daarentegen de  intresten vorderen (die worden door de rechtbank doorgaans herleid naar de intrestvoet overeenkomstig de Wet van 2 augustus 2002 ter bestrijding van de betalingsachterstand in handelstransacties – thans 8% per jaar) én het eventueel overeengekomen contractueel schadebeding, dat volgens vaste rechtspraak wordt herleid tot 10% op de hoofdsom. Bovendien zal bij een gerechtelijke procedure een rechtsplegingsvergoeding worden toegekend, een tegemoetkoming in de advocatenkosten waarvan de hoogte afhangt van het gevorderde bedrag, waarin de administratieve IOS-procedure niet voorziet. Tenslotte dient de wederpartij te worden veroordeeld tot betaling van de dagvaardingskosten (lees: deurwaarderskosten) die de eiser heeft voorgeschoten om de zaak voor de rechtbank te brengen.

Wat is het verschil?

Er kan een belangrijk verschil zijn in de grootte van het bedrag dat kan worden gevorderd. Een voorbeeld:

U heeft een onbetaalde factuur van 5.000,00 EUR die gedurende 8 maanden vervallen is. Indien u kiest voor de IOS-procedure kan u dan ook maximaal 500,00 EUR, schadebeding en intresten inbegrepen invorderen, hetzij 10% van de gevorderde hoofdsom.

Bij een gerechtelijke procedure is dat:

Het is duidelijk dat men als schuldeiser belang kan hebben om de gerechtelijke procedure te volgen om meer te kunnen vorderen, zeker indien het bedrag van de hoofdsom aan de hoge kant is. De intresten kunnen immers fors oplopen en het is precies uw recht als schuldeiser om deze intresten te vorderen van uw debiteur.

Is de IOS procedure sneller?

Dat is ze niet. Vooraleer er een definitieve uitvoerbare titel kan worden afgeleverd (zoals een vonnis, waarmee de gerechtsdeurwaarder het bedrag effectief kan gaan invorderen bij uw debiteur), moet er immers een periode van een maand en acht dagen verstrijken, terwijl de schuldeiser na deze periode alsnog de mogelijkheid heeft de beslissing aan te vechten en het hele dossier voor de rechtbank te brengen. De schuldenaar heeft zelfs meer mogelijkheden om de hele procedure te rekken dan in een klassieke gerechtelijke procedure.

Het feit dat men sowieso een maand en acht dagen moet wachten is een van de redenen (buiten het feit dat er méér kan worden gevorderd) waarom het Hof van Cassatie heeft beslist dat de schuldeiser een legitiem keuzerecht heeft voor één van beide procedures.

Conclusie: laat uw algemene voorwaarden nakijken!

In beide procedures is er steeds een advocaat vereist. In de IOS-procedure zorgt de advocaat voor nazicht van de vordering en het doorzenden ervan naar de gerechtsdeurwaarder. En uiteraard voert uw advocaat de invorderingsprocedure voor de rechtbank. Van belang is dat er uiteraard wordt gekozen voor de snelste procedure die uw recuperatiemogelijkheden maximaliseert zodat u best vooraf informeert welke stappen zullen worden gezet tot u wordt betaald.

Laat in elk geval nagaan of uw algemene voorwaarden up-to-date en afdwingbaar zijn, zodat u probleemloos 10% schadebeding én al uw intresten kan vorderen. Zo bent u er zeker van dat u zal krijgen waar u recht op heeft.

Zijn uw algemene voorwaarden afdwingbaar? Daarvoor verwijzen we u naar onze eerdere blogpost.

Incasseer uw onbetaalde facturen online met factuurinnen.be.